Inrichting kantoorwerkplek

Wat is een kantooromgeving?

Een kantooromgeving heeft als doel om de uit te voeren kantoorwerkzaamheden optimaal te ondersteunen. Hiervoor hebben de werknemers een werkomgeving ter beschikking waar de benodigde faciliteiten beschikbaar zijn. Binnen deze omgeving kunnen zij dan zowel hun individuele als gezamenlijke werkzaamheden uitvoeren. Doorgaans betekent het ook dat de ruimte door meer personen gelijktijdig gebruikt wordt.

Recente veranderingen in de kantooromgeving

De kantooromgeving is erg veranderd in de loop van de jaren. Vaste werkplekken in cellenkantoren hebben plaatsgemaakt voor groepskantoren met overlegplekken in allerlei vormen. Veel medewerkers werken (deels) vanuit huis. De werkplekinrichting is meeveranderd. Je hoeft elkaar niet per se te zien om informatie uit te wisselen, werk af te stemmen of samen te werken in een project. Vergaande automatisering heeft kantoorwerk bovendien minder routinematig gemaakt. Het vraagt nu meer creativiteit en denkwerk.

Hybride werken neemt een vlucht waardoor accentverschuivingen zijn ontstaan in de benodigde functionaliteiten van het kantoor.

Beschrijving van de risico's

Werken in een kantooromgeving brengt risico’s voor de gezondheid en veiligheid met zich mee. Deze worden in het dossier gerubriceerd onder:

• lichamelijke klachten,
• psychische klachten,
• geluidshinder,
• algemene klachten,
• oogklachten,
• veiligheid,
• brandveiligheid,
• gezondheidsschadelijke stoffen,
• radonfijnstof
• en elektromagnetische straling

Door het grote aantal kantoormedewerkers, is de totale blootgestelde populatie groot. De schatting is dat het gaat om ongeveer 5 miljoen personen.

RI&E en metingen

Het werken in kantoren komt zo algemeen voor dat er diverse inspectiemethodes ontwikkeld zijn die toepasbaar zijn voor een kantooromgeving.

Ook zijn er vragenlijsten beschikbaar voor het meten van allerlei klachten (zoals hiervoor opgesomd) die voorkomen in een kantooromgeving.

Wetgeving

De Arbowet geeft in artikel 3 de algemene verplichting om het werk zodanig te organiseren en zodanig middelen ter beschikking te stellen dat er geen risico optreedt voor de gezondheid of veiligheid van de medewerkers. Vanuit deze zorgplicht van de werkgever is het onder andere van belang om met werknemers duidelijke afspraken te maken over hybride werken, de risico’s van hybride werken te inventariseren, vast te leggen en aan te pakken via de RI&E en zo nodig ook buiten kantoor maatregelen te treffen die zorgen voor gezond en veilig werk.

Het Arbobesluit werkt de verplichtingen gedetailleerd uit die gelden voor bepaalde risico’s. 

Andere, voor de kantoorwerkplek relevante, regels zijn:

• Arboregelingen,
• Besluit bouwwerken leefomgeving
• en de Tabakswet.

Beleid

Omdat kantoorwerk heel algemeen van toepassing is, heeft de Stichting van de Arbeid een algemeen handreiking gemaakt als basis voor een arbocatalogus voor de kantooromgeving. Hierin zijn de algemene arborichtlijnen voor de kantooromgeving op een rij gezet.

Over de inrichting van kantoren zijn geen cao- en branche-afspraken bekend. Wel zijn er steeds vaker cao-regels voor hybride werken en branchebrede afspraken beschikbaar.

Uit de normen en standaarden van NEN en ISO volgen praktische richtlijnen voor de inrichting van kantoren.

Beheersmaatregelen

Beheersmaatregelen richten zich op:

• basiseisen m.b.t. (nieuw)bouw of renovatie,
• veiligheid zoals brand, elektriciteit en vluchtwegen,
• fysieke eigenschapen zoals geluid en licht,
• algemene voorzieningen zoals toiletten en verontreiniging door apparatuur
• beeldschermwerk zoals bureaumeubilair en bewegingsarmoede
• en mentale belasting, gericht op o.a. hybride werken en communicatie.

Gezondheidsonderzoek

Het is mogelijk om gericht gezondheidsonderzoek af te nemen voor de kantooromgeving. In een Zweedse publicatie staan de normale waarden voor het percentage klachten dat in normale kantoorgebouwen verwacht mag worden.

Rechten en plichten

Het dossier eindigt met een kort overzicht van de rechten en plichten van zowel werknemers als werkgevers.